Henkilöstökulujen hallinta ja palkkakate – Numerot ohjaamaan toimintaa

Ravintolan menestymisen resepti aukeaa uudella tavalla, kun tuloslaskelma on hallussa. Tuloslaskenta on suunnittelun ja johtamisen apuväline. Hyvin suunniteltu ja johdettu ravintolaliiketoiminta menestyy todennäköisemmin, kun luvut ovat arjen johtamisessa hallussa. Menestyvä ravintola luovii erilaisten suunnitelmien ja skenaarioiden keskellä etsien omalle liikeidealleen sopivaa menestysreseptiä.

Tehotavoite on tärkeä työkalu, mutta jos se on ainoa toimintaa ohjaava tekijä, sillä voi niin sanotusti näivettää liiketoiminnan. Käytä siis tehotavoitetta oikein eli yhtenä liiketoimintaa ohjaavana välineenä.
Jarno Saarinen, Kespro

Jarno Saarinen työskentelee avainasiakaspäällikkönä Läntisen Suomen myyntialueella. Hän on aikaisemmin toiminut keittiö- ja ravintolatoimenpäällikkönä.

Termit haltuun

• Työvoimakulut ovat raaka-ainekulujen lisäksi toinen suuri ravintoloiden kuluerä. Keskimäärin työvoimakulut ovat 30-40 % ravintolan liikevaihdosta. Yrityksen on tärkeää ymmärtää, mikä merkitys työvoimakuluilla on suhteessa liikevaihtoon ja myyntikatteeseen. Työvoimakuluja hallitaan palkkauksen ja työvoiman käytön joustavuuden kautta.

• Myyntikatetta seuraamalla ravintola pitää huolen, että raaka-ainekulut pysyvät suunnitellulla tasolla.

• Työvoiman käytön tehoja seuraamalla ravintola pitää huolen, että työvoimakulut pysyvät suunnitellulla tasolla.

• Työteholla tarkoitetaan, kuinka paljon ravintola tekee myyntiä tai liikevaihtoa suhteessa käytettyyn työaikaan. Alalla puhutaan yleisesti tehoista, jota mitataan myynti/työtunti tai liikevaihto/työtunti.

• Työvoiman käytön keskituntihinta saadaan laskemalla kuukauden kaikkien työntekijöiden palkat, palkkojen sivukulut ja palkkiot yhteen. Saatu summa jaetaan kuukauden käytetyillä yhteenlasketuilla työtuntimäärillä.

• Työtehotavoite lasketaan budjetoidun liikevaihdon ja budjetoitujen työvoimakustannusten avulla. Tarvittavat työtunnit saadaan jakamalla budjetoitu työvoimakulu työtunnin hinnalla. Tällöin tehotavoite voidaan laskea jakamalla budjetoitu liikevaihto tarvittavilla työtunneilla. Joissakin ravintolayrityksissä tehotavoite on annettu suoraan, jolloin esihenkilö laskee työvoimankäytön tarpeen tunteina budjetoidun liikevaihdon ja tehotavoitteen avulla (budjetoitu liikevaihto/tehotavoite). Tyypillisesti työtehoja lasketaan päivätasolla, mutta niitä voidaan laskea myös viikko- ja kuukausitasolla.

• Työtehotavoitteen kaava: Budjetoitu liikevaihto / (budjetoidut henkilöstökulut / keskimääräinen työn hinta)

Palkkakate = mitä jää raaka-aine- ja työvoimakulujen jälkeen

• Palkkakatteella tarkoitetaan summaa, joka myynnistä jää jäljelle arvonlisäverojen, raaka-ainekäytön ja työvoimakulujen jälkeen. Palkkakatteella tulisi kattaa yrityksen muut kulut, jotka ravintolassa ovat usein kiinteitä kuluja.

• Myyntikatteen ja työtehojen perustana on budjetointi, johon palataan tämän juttusarjan tulevissa numeroissa.

• Ravintolan työvoiman käyttöä suunniteltaessa tulee miettiä, miten työvoimakulut joustavat viikon aikana. Työvoimasuunnittelu on sitä helpompaa mitä paremmin tuleva myynti osataan ennustaa. Mikäli myynti vaihtelee paljon, on tärkeää miettiä keinot, joilla työvoimankäyttö ja työtehtävät joustavat myynnin mukana.

• Salihenkilökunnan työvoiman käytön suunnittelu on haastavaa, sillä asiakkaan palvelu ja myyntityö on aineetonta, eikä työtä voida tehdä varastoon.

• Keittiöhenkilökunnan työvoiman käytön suunnittelu on helpompaa, koska keittiössä usein pystytään esivalmistelemaan tulevia myyntituotteita.

• Työtehojen ylittäessä budjetoidun voi joko palkata lisää henkilökuntaa, palkita henkilöstöä tai varautua haastavampien aikojen varalle. Jos tehotavoite tai toteutuneet tehot ovat liian korkeat, voi palvelutaso- tai ruoan taso laskea. Tuloslaskelma pysyy tasapainossa myös säästämällä raaka-ainehankinnoista, mikäli työvoimakulut ylittävät budjetoidun.

• Työtehojen ollessa alle budjetoidun vaihtoehdot ovat joko pyrkiä kasvattamaan liikevaihtoa, vähentää käytettyjä työtunteja toimintaa tehostamalla tai löytää keinot keskituntihinnan laskuun.

Raaka-aine- ja palkkakulut käsi kädessä!

• Jalostamattomat raaka-aineet ovat jalostetumpia edullisempia. Ostamalla jalostettuja raaka-aineita, ostat työtä. Esimerkiksi kuorimattomat multaiset porkkanat ovat pestyjä ja kuorittuja edullisempia. Jalostetummasta materiaalista syntyy sekä työaikasäästöä että pienempi valmistushävikki raaka-aineen käyttöpainon ollessa korkeampi. Käyttöpainoa ja valmistushävikkiä käsiteltiin Menu-lehdessä 1/23 sivuilla 35-37.

• Ravintolakonseptia suunniteltaessa kannattaa miettiä, mikä on se lisäarvo, jonka ravintola tuottaa asiakkaalle. Yhtä oikeaa vastausta ei ole. Siinä missä toinen valmistaa perunapyreen alusta asti itse, toinen maustaa valmisperunapyreen hienonnetulla ruohosipulilla ja ruskistetulla voilla. Tärkeintä on, että ravintolan toimintakonsepti, raaka-ainekulut, liikevaihto ja työvoimakulut ovat tasapainossa.

Muista nämä

1. Löydä toimintakonseptiisi sopiva tapa seurata työtehoja, sen avulla ymmärrät, ovatko työvoimakulut oikeassa suhteessa liikevaihtoon.

2. Yrittäjän tulee seurata myös oman työnsä määrää, jotta hän jaksaa olla sekä henkilökunnan tukena että huolehtia omasta hyvinvoinnista.

3. Kespron valikoimasta löytyvät sekä jalostamattomat että jalostetut raaka-aineet. Mieti, miten voisit hyödyntää niitä työvoimankäytön suunnittelussa.

Anssin vinkki

Yksi tapa suunnitella ruokalistaa ja keittiön työvoiman käyttöä on se, että aina löytyy esivalmistelutehtäviä. Silloin työvoiman käytön jouston suunnitteluun ei tarvitse käyttää merkittävästi aikaa.

Nyrkkisääntö

Kun työvoimakulut ovat korkeintaan puolet myyntikatteesta, ravintola tekee tulosta, kuuluu kokeneen ravintoloitsijan vinkki.

Työvoimakuluja on helppo seurata Kespron kumppanipalveluverkostoon kuuluvan MaraplanPron avulla.
Charrlotta Ylimys, Kespro

Charrlotta Ylimys työskentelee palvelupäällikkönä Kespron palveluliiketoiminnassa. Hänellä on vankka kokemus ravintoloiden kannattavuuden johtamisesta.