Yhdessä kohti parempaa

Poikkeustilaan siirtyminen oli haastavaa sekä Hanselille että Kesprolle. Hanselin kategoriapäällikkö Milja Virtanen ja Kespron julkishallinnon Horeca-asiakkaista vastaava myyntipäällikkö Tuomas Volmanen huomasivat myös, että yhteistyön tuoreudesta oli yllättävässä tilanteessa myös hyötyä.

Kanssakäyminen oli käytännön syistä sovittu ensimmäisen puolen vuoden ajaksi muutenkin viikoittaiseksi. Nyt yhteydenpito tiivistettiin päivittäiseksi. Teams, Skype ja muut yhteydenpidon välineet olivat ahkerassa käytössä.

"Viruksen käyttäytymistä ei osattu arvioida, ja viralliset ohjeet vaihtuivat lennosta. Koostimme kouluille helppoja ruokavaihtoehtoja ja valmisruokalistauksia. Koulujen taas avauduttua polkaisimme eväspussitarjonnan", Volmanen kertoo.

Ruokapalveluiden sulkemisten myötä tukkusektorin tavaratilausten määrä romahti, eikä osto pystynyt heti reagoimaan muutokseen. Tavaraa tuli, mutta sitä ei enää mennyt.

Uudet ideat käyttöön

Hanselin ja Kespron elintarvikesopimus käsittää yli 1500 julkista keittiötä ja on osapuolille paitsi ensimmäinen yhteinen lajiaan myös yksi laajimmista koskaan tehdyistä.

Muuttuneissa olosuhteissa Kespro keskitti oston ja myynnin yhteistyötä ja perusti työryhmän seuraamaan tuotteiden saatavuutta sekä etsimään korvaavia tuotteita puuttuvien tilalle.

"Hanselissa kutsuimme niitä Mitä tällä viikolla on saatavilla -listoiksi. Osa asiakkaista ei alkuun ymmärtänyt, että tuotteet on kerta kaikkiaan varastosta loppu", Virtanen muistelee.

Suurina toimijoina Kespro ja Hansel saivat vaikeasta tilanteesta huolimatta trimmattua nopeasti toimintansa vastaamaan pandemia-ajan haasteisiin. Toimitusvarmuus säilyi. Volmanen kiittelee Hanselia hyväksi kirittäjäksi.

"Asiakkaat olivat itse suoraan meihin yhteydessä, mutta saimme tarpeista tietoa myös Hanselin kautta. Kehitimme toimintaamme ja palveluitamme näiden tietojen pohjalta."

Tuotantoketju vaa'ankielellä

Asiakaskato vaikutti paitsi ruokapalveluiden tarjoajien toimintaan myös koko tuotantoketjuun tuottajista teollisuuteen, tukusta jakeluun. Elintarviketeollisuus joutui parissa kuukaudessa mukauttamaan toimintojaan, mikä lisäsi tukkujen toiminnan haasteita.

"Kevät oli yhtä mylläkkää. Etuna hankalassa tilanteessa oli, että Kesprolla olivat poikkeustilanteiden jatkuvuus-suunnitelmat valmiina ja resurssit kunnossa. Iso talo kestää haasteita paremmin kuin pieni", Volmanen huomauttaa.

Suunnitelmat joustavat yhteiskunnallisen merkityksen mukaan. Jokainen asiakas on tärkeä, mutta tietyt toiminnot, kuten sairaaloiden huoltovarmuus, menevät kriisitilanteissa muiden edelle.

Joustoa tilanteen vaatiessa

Poikkeuksellisissa olosuhteissa Hansel jousti sopimusehdoista ja suositti asiakkaita jättämään tilauksista lomakkeella ennakkotietoja jo ennen ehtojen edellyttämää 48 tuntia. Näin Kesprolla jäi enemmän aikaa niiden käsittelyyn.

"Tiedon tarve oli alussa kaikilla valtava. Viestimme muutoksista jopa pari kertaa päivässä. Tallensimme monet infotilaisuudet verkkosivuillemme, josta niitä käytetään tarpeen mukaan ja josta ne ovat edelleen katsottavissa", Virtanen sanoo.

Hanselin asiakkaat ratkaisivat haasteet omalla tavallaan. Osa kouluista tarjosi päivittäisen aterian jakamalla vähittäiskaupan tuotteita muovikassissa, osa valmisti ruokaa annospakkauksiin ja loput toimivat kuten ennenkin. Tukuilla oli haastavaa tietää, miten kukakin toimii.

Parasta toivoen, pahimpaan varautuen

Koronavirus yllätti maailman, vaikka tulevaisuusskenaarioissa oli varoiteltu jo vuosia pandemiamahdollisuudesta.

"Koronaepidemia vakuutti monet siitä, että kriittisimmän tavarantuotannon tulee olla kotimaassa", Volmanen toteaa.

K-Ryhmän panostus kotimaisuuteen osoittautui toimivaksi myös huoltovarmuuden kannalta. Ruoan riittävyydestä ei ollut huolta, ja kotimainen ruokaketju toimii kriisitilanteissa hyvin.

Virtanen ja Volmanen muistuttavat, että vaikka taloutta nyt avataan, emme varmuudella tiedä, millainen tilanne on loppuvuodesta. Jotkut povaavat tautihuippua vasta tulevaksi.

"Joissain raaka-aineissa on edelleen puutteita, koska ulkomaalaisten tuotteiden saatavuus voi olla heikompaa eikä kotimainen tuotanto tietyiltä osin käynnisty kuin vasta loppuvuodesta. Toivomme parasta, mutta varaudumme myös pahempaan".