Lounaskahvila Portinpieli onnistui Jukolan viestin suururakassa

Haminalaisen Lounaskahvila Portinpieli -pitopalvelun arjessa paikallisuus on vahvuus. Haminan ja Kotkan seudulla lähes 30 vuotta cateringia tehneelle Mirja Koivulle asiakkaat, tapahtumapaikat ja yhteistyökumppanit ovat vuosien varrella tulleet tutuiksi.

Yrityksen tilaisuudet vaihtelevat pienistä juhlista isoihin tapahtumiin, mutta toimintatapa on aina sama. Sovittu työ tehdään huolella alusta loppuun.

“Kun otan työn vastaan, teen sen täysillä. Annan itsestäni vähintään 110 prosenttia”, Koivu sanoo.

Tapahtumia aloitetaan suunnitella käytännön asioista. Ensimmäiseksi tarkistetaan, että tekijöitä on tarpeeksi. Koivu tekee pitopalvelua pääosin viikonloppuisin, ja hänen työntekijänsä ovat usein arkena muualla töissä. Sen jälkeen käydään läpi raaka-aineet, erikoistuotteet ja toimitukset.

Valmistelut alkavat aina hyvissä ajoin. Koivu haluaa, että tapahtumapäivänä ei tarvitse enää juosta viime hetkellä.

“Tykkään siitä, että tapahtumapäivänä on rauhallinen olo. Silloin tiedän, että pystyn hoitamaan kaiken.”

45 000 kuppia kahvia

Tämän kesän suurin ponnistus oli Kotkassa järjestetty, maailman suurin viestisuunnitustapahtuma Jukolan viesti. Koivulle tapahtuma on tuttu jo aiemmilta vuosilta, ja suunnistus on muutenkin lähellä hänen sydäntään.

Jukolan mittakaava näkyy kaikessa tekemisessä. Tapahtumaan saapuu kymmeniätuhansia suunnistajia ja vieraita, ja kisakeskuksen palvelut pyörivät käytännössä vuorokauden ympäri.

Portinpieli oli mukana ruokapalveluiden kokonaisuudessa. Koivun ja hänen tiiminsä vastuulla olivat VIP-tilan visuaalinen toteutus ja salityöskentely, tarjoilukalusto sekä kahvitus lähes 800 henkilölle. Lisäksi tiimi hoiti yöruoan ja aamupalan esillepanon ja tarjoilun buffetpöydästä.

Tapahtuman mittakaava näkyy myös määrissä.

“Kahvia saattaa mennä 45 000 kuppia. Ja siinä on vain yksi kuppi per henkilö.”

Koivulla oli mukana pieni mutta kokenut tiimi. Viisi vahvaa osaajaa työskenteli käytännössä koko rupeaman yhdessä.

Isoissa määrissä tarvitaan dataa

Pienemmissä tilaisuuksissa Koivu pystyy arvioimaan määriä pitkälti kokemuksella. Vuosien työ on jättänyt mieleen salaattien ja muiden tarjoilujen tarvittavat grammamäärät.

Jukolan kaltaisessa tapahtumassa arviointi ei kuitenkaan riitä.

“Kun mennään tällaisiin määriin, se ei ole enää silmämääräistä arviointia, vaan matematiikkaa”, Koivu sanoo.

Tässä tukkurikumppanin merkitys korostuu. Kespron kanssa käytiin etukäteen läpi, mitä tarvitaan, milloin kuormat tulevat ja kuinka monta toimitusta tapahtumaan tehdään. Koivulle on tärkeää, että saatavuuteen, toimituksiin ja raportteihin voi luottaa.

Koivu nostaa esiin myös Kespron yhteyshenkilön tuen. Kun isot tilaukset on käyty yhdessä läpi ja apua saa tarvittaessa nopeasti, tapahtumaan voi lähteä luottavaisemmin mielin.

“Pohjatyöt ratkaisevat paljon ja niiden tekeminen hyvin on yksi meidän vahvuuksistamme. Kyllä me vedämme kaiken aina maaliin.”