Tapahtumia koskeva tietosuojaseloste

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä Kespron asiakastapahtuma ja koulutus-rekisterissä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Sisällysluettelo

Rekisterinpitäjä
Mitä tietoja käsittelemme?
Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?
Säilytysaika
Mitä oikeuksia sinulla on?
Kuinka käytät oikeuksiasi?
Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
Valitusosoitus
Välttämättömät tiedot Kespron palveluiden kannalta
Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml. profilointi
Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin sinulta
Tietosuojavastaava

1. Rekisterinpitäjä

Kesko Oyj, Helsinki (jäljempänä ”Kespro”)

Y-tunnus 0109862-8

PL 1, 00016 KESKO

Tähän rekisteriin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Kesproon sähköpostitse kespro.tietosuoja@kesko.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakastapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvien tahojen henkilötietoja:

Etunimi, sukunimi

Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Osoitetieto

Yritys, jota henkilö edustaa

Asema yrityksessä

Ruokavalinnat koulutusten ja tapahtumien järjestämistä varten

Mahdolliset muut henkilötiedot, joita henkilö on itse kirjannut avoimeen kommenttikenttään

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Kespron asiakastapahtuma- ja koulutusrekisterissä käsitellään Kespron tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvien henkilöiden tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja tapahtumien, koulutustoiminnan ja palveluiden toteuttamiseksi sekä kehittämiseksi. Voimme käsitellä tietoja myös tapahtuman tai koulutuksen laadun mittaamiseen, tutkimuksiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tapahtuman jälkimarkkinointiin, sekä uusien tapahtumien ja koulutuksien markkinointiin.

Edellä mainittu henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi eli osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa rekisteröidyn etuja tai oikeuksia. Katsomme, että meillä on yhteistyösuhteeseen perustuva oikeutettu etu käsitellä tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvien henkilöiden tietoja, jotta voimme järjestää tapahtumia ja koulutuksia ja varmistaa tapahtumiemme ja koulutustemme korkea laatu.

Käsittelemme ruokavalintoja koskevia tietoja toteuttaaksemme oikeutetun etumme varmistaa, että tapahtumien ja koulutuksien tarjoilut ovat osallistujille sopivia.

Luovutamme mahdollisiin rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeviin toimenpidepyyntöihin liittyvät tiedot Keskon tietosuojaportaalirekisteriin, jossa tietoja käytetään toimenpidepyyntöjen käsittelyyn tietosuojaportaalirekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa lakisääteisen velvoitteemme vastata rekisteröidyn pyyntöihin ja toteuttaa oikeutetun etumme osoittaa, että olemme käsitelleet pyynnön tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

4. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

Säilytämme tapahtumakohtaisia osallistujien yhteystietoja enintään kahden vuoden ajan tapahtuman järjestämisestä.
Avoimien kenttien tietoja (esim. ruokavalinnat) säilytämme tapahtuman tai koulutuksen ajan, jonka jälkeen tiedot tuhotaan.

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, Kespro ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen Sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Käsittelyn vastustaminen Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

6. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Keskolla on tietosuojaportaali osoitteessa https://tietosuoja.kesko.fi. Portaalissa voit tehdä toimenpidepyynnön tunnistautumalla vahvasti pankkitunnuksillasi. Portaalin kautta saamaamme pyyntöön vastaamme ensisijaisesti portaalin kautta, ellet nimenomaan pyydä muuta toimitustapaa.

Mikäli et voi tai halua käyttää portaalin palveluita, voit tehdä toimenpidepyynnön sähköpostitse osoitteeseen Kespro.tietosuoja@kesko.fi tai kirjeitse kohdassa 1 kerrottuun osoitteeseen. Merkitse kuoreen tällöin osoitteen lisäksi ”Kespro/tietosuoja.”

Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme tiedot kirjattuna kirjeenä tai salatulla sähköpostilla. Kirjettä ei voi kuitata vastanotetuksi kukaan muu, kuin vastanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

7. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Kespro rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Kespro pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu tietotekniikkapalveluiden tuottajia.

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin (EU) tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle mm. tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.

• Muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet löydät EU:n julkaisutoimiston sivuilta. Lisätietoja käsittelystä saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteysosoitteeseen

Voimme luovuttaa tämän rekisterin piirissä olevien henkilöiden yhteystiedot yhteistyökumppanillemme, kuten tavarantoimittajalle, näiden kahden tahon yhteydenpitoa ja keskinäistä yhteistyötä varten. Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

8. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

9. Välttämättömät tiedot Kespron tapahtumien ja koulutuksien kannalta

Tapahtumien ja koulutuksien järjestämisen ja osallistumisesi mahdollistamisen kannalta käsittelemme välttämättömiä henkilötietojasi. Tällaisia tietoja ovat mm. nimi ja sähköpostiosoite.

10. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml. profilointi

Emme käytä tämän rekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon kuten profilointiin.

11. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

12. Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin sinulta

Saatamme hankkia tietoja myös muualta kuten tapahtuman tai koulutuksen järjestäjältä.

13. Tietosuojavastaava

Saat yhteyden Kesko-konsernin tietosuojavastaavaan sähköpostitse.