Kolumni: Millaista on avata ja sulkea ravintola?

"Kerran otin haltuuni ravintolan, joka oli ollut toiminnassa melkein viisi vuotta. Silti väärien valintojen korjaamiseen meni vielä vuosi ja kaksi kuukautta. Taloon oli palkattu vääränlaista väkeä, eikä järjestelmiä ollut koskaan otettu käyttöön. Aiempi johto oli lähtenyt ovet paukkuen ja poistanut suurimman osan liiketoimintaa koskevista tiedoista. Niinpä mitään ei ollut seurattu tai kirjattu kahteen vuoteen.

Henkilöstöä koskevat tiedot olivat aivan sekaisin. Osalla näkyi järjestelmässä 60 vuosilomapäivää, mutta kukaan ei pystynyt kertomaan, oliko ne oikeasti pidetty.

Toisessa maassa, tällä kertaa eräässä eurooppalaisessa pääkaupungissa, jouduimme sulkemaan paikan, jonka konsepti ei oikeastaan koskaan toiminut. Ei siksi, että ruoka olisi ollut huonoa. Ei siksi, että tiimi ei olisi yrittänyt parastaan. Syy oli se, että paikka oli avattu liian kiireellä, toimivaa työkulttuuria ei ollut koskaan ehtinyt muodostua eikä taloutta saatu tasapainoon missään vaiheessa. Silloin emme sulkeneet ravintolaa, vaan suljimme haavan, joka ei koskaan parantunut.

Näin käy, ellei perusrakenteita hoideta kuntoon ennen avaamista.

"Sujuva arki" ei ala pehmeästä lanseerauksesta. Se alkaa jo kauan ennen sitä, kun kukaan ei ole näkemässä.

Se alkaa markkina-analyysistä. Mitä muita ravintoloita on lähistöllä? Millainen hinnoittelu, palvelumalli ja liikevaihto niillä on? Onko niiden konsepti jo parhaat päivänsä nähnyt? Pystytäänkö velat kattamaan ennakoiduilla tuloilla? Joillakin alueilla julkkiskokeille maksetaan kiinteä palkkio ja osakkaat maksavat laskut. Lontoossa joillakin erittäin varakkailla omistajilla on varaa odottaa parempia aikoja. Mutta jos avaat erillisen ravintolan, talouslukujen on oltava kunnossa. Tunne ei ole mikään strategia.

Seuraavaksi on pohdittava markkinatilannetta. Mikä tekee sinun ravintolastasi erilaisen? Miksi sen pitäisi olla olemassa? Konsepti tulee rakentaa sen ainutlaatuisuuden pohjalle. Ja sijainti on kaikkein tärkein. Sinulla saattaa olla paras mahdollinen konsepti ja tiimi, mutta jos paikka on väärä, epäonnistut silti. Panoksena on ihmisten liikkuminen, sen rytmi ja taloudellinen konteksti. Siksi tarvitset kovaa dataa – et arvailuja.

Liiketoiminnan olosuhteet ovat nyt ankarammat kuin koskaan ennen. Strategian on perustuttava faktoihin, ei toivoon.

Sen perusteella rakennetaan pohja: koulutusoppaat, palvelun roolit ja jokaisen yksityiskohdan takana oleva tarina. Miksi nämä lautaset, tämä valaistus, tämä musiikki? Vieraat kysyvät niistä. Ja tiimin täytyy tietää vastaukset.

Älä odota kuudenteen viikkoon avaamisen jälkeen, jolloin tiimi tekee 16 tunnin työvuoroja. Kirjaa toimitukset, seuraa varastoa ja tiedä, missä kaikki on. Tee se ajoissa – ja näin inventoinnista tulee myöhemmin kunnossapitoa, ei etsiväntyötä.

Parhaatkin konseptit voivat murentua, elleivät perusasiat ole kunnossa. Olen nähnyt ravintoloiden tukehtuvan heikkoon kassavirtaan tai tarjoilevan pihviä, kun väki halusi sushia. Toiset olivat unohtaneet brändäyksen kokonaan eikä tarinaa tai identiteettiä ollut, jolloin asiakkailla ei ollut syytä tulla toiste. Liian moni paikka oli myös rakennettu vääränlaisten työntekijöiden varaan. Näillä ihmisillä ei ollut oikeaa asennetta ja erinomaisen palvelun tarjoamisella ei ollut heille merkitystä. Nämä ovat niitä piileviä vikoja, joiden takia kaikki romahtaa.

Kun ovet avataan, ei ole enää valmistelujen aika, vaan silloin painetaan täysillä. Ja jos toiminta ei tunnu sujuvalta tiimisi kannalta, se ei tunnu koskaan sujuvalta asiakkaiden mielestä.

Ravintolan sulkeminen ei ole yhtä jännittävää kuin avaaminen, mutta se vaatii yhtä paljon johtajuutta. Moraali riippuu sävystäsi eli siitä, miten sinä hoidat asiat. Vähittäinen ja järjestelmällinen lopettaminen auttaa vähentämään varastoja, mutta inventaariot on myös tehtävä ja päätettävä, mitä myydään, varastoidaan tai siirretään muualle. Se, miten suljet paikan, kertoo sinusta yhtä paljon kuin se, miten avaat sen.
Onneksi olen saanut avata enemmän ravintoloita kuin olen joutunut sulkemaan niitä."

Mikko Jäppinen, Lontoossa asuva ravintola-alan ammattilainen, jolla on 20 vuoden kokemus luksushotelleista ja huippuravintoloista kansainvälisesti.